Вътрешни правила за организация на административното обслужване

Вътрешни правила за организация на административното обслужване

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. Настоящите правила за административното обслужване в Община  Харманли служат за регулираневзаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване ипоследователността на извършваните от тях и в тях действия.

Чл.2. Административното обслужване в Община Харманли се осъществява при спазване на принципите, установени в Законаза администрацията, Административно процесуалния кодекс (АПК) и Наредбата заопределяне и администриране на местните такси и услуги.

Чл.3. /1/ "Административно обслужване" е всяка дейност по извършване наадминистративни услуги от структурите на Община  Харманли

          /2/  "Административна услуга"е:

1. Издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват фактис правно значение;
2. Издаване на индивидуалниадминистративни актове, с които се признава или отрича съществуването на праваили задължения;
3. Извършване на другиадминистративни действия, които представляват законен интерес за физическо илиюридическо лице;
4. Консултациите,представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относноадминистративноправен режим, които се дават по силата на нормативен акт иликоито са свързани с издаване на административен акт или с извършване на другаадминистративна услуга;
5. Експертизите,представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когатонормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрациятана държавен орган или от овластена организация.

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНО  ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.4.

/1/ Административнотообслужване в Община  Харманли сеосъществява чрез „Информационен център”, означен с указателни табели на адресград Харманли, ул.”Любен Каравелов” N4, който осигурява удобен и лесен достъпза хора с увреждания.

/2/ Административното обслужване в Община Харманлисе осъществява снепосредственото сътрудничество между отделните звена в Общината, и съответните институции и организации.

Чл.5. Община Харманли , задължително използва логото и слогана на държавнатаадминистрация при:

1. Изготвянена информационни и промоционални материали;
2. Изготвянена указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари,на информационни табла, на интернет страницата.

Чл.6. Основен елемент впроцеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване имиджаи доверието към администрацията е качеството на приема. 

Чл.7.  Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване,информационните и комуникационните  канали са описани и оповестени чрез интернет страницата на Община Харманли .

Чл.8.

/1/ Работното време за работа с клиенти в Информационен център е от 8:00ч. до 17:00 часа., а в сградатана”Местни данъци и такси” от 08.30ч. до 17.30ч.

/2/ Времето и часоветеза почивка на служителите, работещи в горепосочените звена, се определя съсЗаповед на Кмета на Община Харманли

/3/ В случаите,когато в служебните помещения има потребители наадминистративни услуги в края на обявеното работно време, работата продължавадо приключване на тяхното обслужване, но не повече от два астрономически часаслед обявеното работно време.

/4/   В звеното за работа с клиенти сеустановява различен ред за ползване на почивките,така че да се осигуринепрекъсваем режим на работа с потребителите в рамките на обявеното работновреме.     

ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НАИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл. 9.

/1/ Информационенцентър – Харманли осигурява информация за реда, организацията и видовете услугиизвършвани от администрацията на Община Харманли.

/2/ Информацията за административнотообслужване следва да бъде:

1. Ясна,точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;
2. Достъпназа хора с увреждания;
3. Безабревиатури, съкращения и препратки.

Чл. 10.

/1/ Информация запредоставяните от Община  Харманли услугиможе да бъде получена от:

1. Деловодствотона адрес ул. “Любен Каравелов” № 4,
2. Телефони: 0373 / 8 3383
3. Интернет адрес:www.harmanli.bg;

Чл.11.

/1/ Информацията заадминистративното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизанев сила промени в нормативните актове;

/2/ Актуализацията сеизвършва едновременно във всички информационни средства – брошури, диплянки, информационнитабла,  интернет-страницата на общината;          

/3/ Наименованията наадминистративните услуги във всички информационни материали, както и във всичкиелектронни бази данни са в съответствие със Списъка на унифициранитенаименования на административните услуги, утвърден със заповед на Министъра надържавната администрация и административната реформа;

/4/ Организацията поактуализацията и подготовката на информацията е задължение на служителите отзвеното за административно обслужване с непосредственото участие на служителитеот структурните звена, съгласувана и одобрена от ръководителите им.

ІV. СЛУЖЕБНО НАЧАЛО

Чл.12.

/1/ При осъществяване на административното обслужване, администрациятаизгражда предпоставки и осъществява междуведомствено обслужване на клиентите,когато това не е в противовес на законодателството в Република България.

/2/ Организацията на междуведомственото обслужване се извършва от служителитев деловодството с непосредственото участие на служителите от структурните звенав администрацията и под ръководството на Секретаря на Общината.

Чл.13.

/1/ Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повечеструктурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане в звенотоза административно обслужване,което организира изпълнението по служебенред,съгласно чл.36 от АПК.

/2/ Формата на заявленията/исканията,редът и сроковете за отстраняване нанедостатъците в тях,препращането им на компетентен орган,сроковете заизвършване на административните услуги,както и други въпроси,свързани сиздаването на актовете във връзка с административното обслужване, са всъответствие с глава пета,раздел І от АПК.

Чл.14.

/1/ Взаимодействието на звената при осъществяване на административнотообслужване и последователността на извършените от тях действия се описват в технологичникарти на процесите.

V. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.15.

/1/ За навременното ипълно обезпечаване с информация на служителите в деловодството, ръководителитеи служителите в структурните звена в Община Харманли се задължават:

1. Да подават информацияза предстоящите търгове и конкурси, и сроковете за приемане на предложения иоферти по тях на служителите, отговорни за тяхното приемане и регистрация вделоводството на Общинската администрация;
2. Да подпомагатслужителите от деловодството с разяснения, консултации и препоръки за срочнотои качествено обслужване на потребителите.

/2/Служителите от деловодството  могат даизискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звенав Община Харманли, когато тя е необходима за извършване на справки ипредоставяне на документи при административното обслужване на място.

Чл.16.

/1/ Служителите от звеното за административно обслужване:

1. Предоставят информация за административните услуги на достъпен и разбираемезик;;
2. Отговарят на запитвания от общхарактер и насочват въпросите по компетентност до звената в администрацията,както и към други административни органи,копетентни по съответния въпрос;
3. Разясняват изискванията, на коитотрябва да отговаря заявлението или искането за осъществяване наадминистративната услуга по установения ред;
4. Приемат заявления или искания;
5. Приемат заявления и регистриратустни запитвания по Закона за достъп до обществена информация;
6. Проверяват пълнотата надокументацията за всяка административна услуга по предварително изготвенконтролен списък;
7. Дават информация за хода на работатапо преписката;
8. Осъществяват връзката с останалитезвена от администрацията по повод осъществяване на административнотообслужване;
9. Предоставят исканите документи.

/2/ Служителите,определени с резолюция за изпълнение наадминистративните услуги са длъжни:

1. да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултатав нормативно ,песп. По резолюция , определения срок;
2. след приключванена задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране ,съгласноЗДАФ;
3. да връщатнезабавно в Деловодството на ИЦ погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;
4. да предоставятнезабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звенов друго;
5. да не обработватдокументи,които не са регистрирани,резолирани,или пък са резолирани до до другслужител от същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния или прекияръководител;
6. да информиратпрекия си ръководител,респ. Ползвателя на услугата – писмено, запричините,налагащи удължаване на срока;
7. при отсъствие(отпуск,болнични,командировка) да предадат работните документи на свойзаместник, определен от ръководителя,който следва да продължи работата и спазиустановените срокове;
8. при напускане надлъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;
9. да предават вдокументите за експедиция в деловодствотс на ИЦ с:

• точенадрес(пощенски код, област, община,населено място, улица,номер, трите имена наполучателя/наименование на учреждението/;
• входящия номер на преписката, на която сеотговаря.

Чл.17.

Ръководителите на структурни звена са длъжни:

1. Да отразяват резолюцията към конкретен изпълнител върху документа подлежащна регистрация и контрол на документооборота;
2. Да контролират движението надокументите и на изпълнението на поставените задачи; Да вземат съответни меркипри всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна наподчинените им звена и служители;
3. Да определят заместник по изпълнениена задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината заотсъствието, както и на онези, които напускат длъжността; При напускане надлъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебнатадокументация;

Чл.18.

/1/ След като се заведат и регистрират в деловодната информационна система зарегистрация и контрол на документооборота в деловодството, документите сепредават по предназначение в деня на тяхното получаване.

Чл.19.

/1/ Кметът на общината, Заместник Кмета и секретарят преглеждат служебнитепреписки насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като гинасочват до съответните директори на дирекции, началници на отдели и секториили други служители в Общинската администрация.        

/2/ Ръководителите на дирекции и  отделивъзлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените имслужители.

/3/Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя,задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.

Чл.20.

/1/ Резолираните документи се предават в деловодството за изпращане доизпълнителите, предварително размножени в необходимия брой екземпляри. Копие отматериала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията.Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително сеотбелязва в деловодната система на Общината.

/2/ Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок даизпълнят възложената задача.

/3/ Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители,отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица.

/4/ Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становищетоси на резолиращия в срок, който е не по-кратък от един работен ден предикрайния срок.

/5/ Когато задачата е възложена на повече от един изпълнители,становището или отговорът се подготвя съвместно, като всеки се произнася понеговата компетентност. В този случай, всички се подписват за съставители.

Чл.21.

/1/ Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да сеоткаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от  Кмета на Общината, при негово отсъствие отупълномощен зам.-кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла наЗМСМА от определеното със Заповедта на Кмета лице.

Чл.22. При представяне на документ за подпис, същият предварително се съгласувас прекия ръководител, директор дирекция, и към него се прилага и искането/жалбата или преписката, по повод на които е съставен.

Чл.23.

/1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в деловодството наИнформационния център за извеждане и полагане на печата на Общината подписани,правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложенияматериали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, и един екземпляр заархивиране, заедно с преписката, при отговарящия за изпълнението.

/2/ След поставяне на подпис и печатвърху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

VІ. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ

Чл.24.

/1/ Община Харманли приема писмено и устно подадени искания за издаване наиндивидуален административен акт във връзка с извършваните административниуслуги съгласно чл.29 от АПК.

/2/ Пред Община Харманлипотребителите на административни услуги могат да се представляват с писменопълномощно с нотариална заверка на подписа и от други граждани или организации.

/3/ Писмените искания, приети от служителите вделоводството, се регистрират по общия ред, съгласно Инструкцията задокументооборота в Община Харманли.

/4/ Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол, койтосе подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, следкоето се регистрират по общия ред, съгласно Инструкцията за документооборота в Община Харманли

/5/ Датата на започване на производството по извършване наадминистративната услуга е датата на постъпване на искането в Община  Харманли

/6/ За исканията, подадени по пощата, в извън работно времесроковете за вземане на решение от административния орган започват да се броятот следващия работен ден.

Чл.25.

/1/ Община Харманли, за определен вид административни услуги, посочени вНаредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги на територията наобщина Харманли извършва:

1. Обикновена услуга – в рамките на пет работнидни;
2. Бърза услуга – в рамките на два работни дни и
3. Експресна услуга – в рамките на един работен ден.

/2/ Заплащането на дължимите такси и цени на услуги отклиентите, се извършва съгласно Наредбата за определянето и администрирането наместните такси и цени на услуги, извършвани от Община  Харманли, приета от Общински съвет Харманли.

Чл.26. При работа с клиентислужителите от деловодството спазват нормативните и вътрешните стандарти наобслужване, въведени в Община Харманли с Хартата на клиента.  

Чл.27./1/ Община Харманлисъздава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:

1. Анкетна кутия за коментари, похвали илиоплаквания поставена в Информационен център – гр.Харманли
2. В специално отреденото място наИнтернет-страницата на Община  Харманли www.harmanli.bg е отредено място за подаване на предложения и сигнали закорупция в общинска администрация
3. По пощата на адрес
4. в деловодството
5. Приеменден на кмета: петък от 10-12 часа
6. Община Харманли проучва и измерваудовлетвореността на потребителите не по-малко от веднъж годишно, съгласнометодология,  утвърдена  от Министъра на държавната администрация иадминистративната реформа. 
7. Резултатите от анализираната информация се обсъждат иоповестяват сред обществеността;
8. В резултат на получената ианализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприематдействия за подобряване на административното обслужване, които се оповестяватсред обществеността.

VІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА  ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И СПАЗВАНЕТО  НА СРОКОВЕТЕ

Чл.28. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услугиобхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството напредоставяните услуги и се извършва от секретаря на общината.

Чл.29./1/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следнитенива:

1. Кмет;
2. Заместник-кмет;
3. Секретар;
4. Ръководители на звена – директори на дирекции, началници на отдели

 /2/ Контрол може да сеосъществява и от страна на клиентите – физически и юридически лица,посредством деловоднасправка за движението на преписката им лично във Информационен цетър илиподаване на жалба по отношение качеството на извършваните административниуслуги.

Чл.30.

/1/ Сроковете за изпълнение са определени в самия документ, с резолюция илипроизтичат от нормативен акт.

 /2/ Когато с нормативендокумент или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата сеизпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане.

 /3/ Срокът за извършване наадминистративна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акте установен друг срок.

 /4/ При възникване наобективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не енормативно определен, резолиращият може да го удължи, като това  се отразява в деловодната система.

Чл.31. Всички дейности по документите, от регистрацията до предаването им заархивиране са съгласно настоящите правила и Инструкция за деловодната дейност.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1.

/1/ Технологичните карти на процесите се изготвят от служителите в звеното за административнообслужване с непосредственото участие и контрол на ръководителите насъответните структурните звена в срок до 3 /три/ месеца от утвърждаването наВътрешните правила.

/2/ Технологичните карти на процесите се утвърждават отСекретаря на Общината, и стават неразделна част от настоящите Правила.

§2. Технологичните карти на процесите се въвеждат в деловодната система зарегистрация и контрол на документооборота за повишаване надеждността наконтрола върху качеството и сроковете в административното обслужване, чрезавтоматизирането му.

§3. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни дапознават и спазват разпоредбите на настоящите правила.

§4. Контролът по спазване наклаузите във вътрешните правила за административно обслужване се осъществява отСекретаря на Общината.

§5. Настоящите правила се утвърждават на основание чл.1, ал.2 от Наредбатаза  административното обслужване.